Trodde du kanskje at en toastmaster bare forteller vitser og sier hvem som skal tale og når det er mat?  Slik er det ikke.  Å være toastmaster er en svær utfordring.

Det viktigste er å ha full kontroll over alt som skal foregå i løpet av kvelden, og å sørge for at programmet går knirkefritt i en trivelig atmosfære. Brudeparet skal slappe av, nyte festen og være trygge på at alt er under kontroll.

Hovedregelen er enkel: Bruden er den viktigste personen i verden, og toastmasteren skal gjøre alt for at hun skal få en perfekt dag. Hvis bruden har en perfekt dag er brudgommen glad, familiene er glade og bryllupsfesten går akkurat som den skal.

Hvor mye man legger i toastmasterjobben varierer veldig fra person til person, jeg skal forsøke å beskrive jobben jeg gjør som toastmaster.

Her er et eksempel på hva jeg gjør:

• Første kontakt med brudeparet:

Når brudeparet har bestilt meg som toastmaster sender jeg et skjema med forslag til gjennomføring av kvelden.  Dette skjemaet har en mengde detaljer det er viktig for meg at dere tenker på.

• Perioden fram til bryllupet:

Her holder vi kontakt når det er behov for det, og i forkant av bryllupet har vi et møte. Der kan vi bli litt kjent, og vi kan gå gjennom alle detaljene for kvelden.  På grunnlag av dette møtet kan jeg legge opp kjøreplanen for kvelden.

• Litt stikkord om hva jeg gjør i løpet av bryllupsdagen:

Rigger lydanlegg og finner passende musikk.

Har møte med personalet. Går grundig gjennom kjøreplanen med hovmester og gjør nødvendige avtaler slik at skjenking, servering og rydding går på skinner.

Sjekker bord, sanghefte, gjesteliste, toaletter, rømningsveier osv.

Tar imot gjestene når de kommer og sørger for at de har det fint.

Tar imot brudeparet med bruremarsj på trekkspill. Skål og velkommen!

Roper gjestene til bords.

Orienterer jevnlig om hva som skal skje.

Har kontinuerlig kontakt med hovmester.

Samarbeider med eventuell fotograf.

Tar hensyn til ungene. De skal også ha det kjekt.

Er forsanger og spiller til allsangene.

Holder styr på talene og presenterer de som skal holde taler.

Har med talemikrofon hvis det er nødvendig.

Ordner opp (og trøster de som måtte trenge det) hvis det skjer uforutsette ting.

Har litt underholdning innimellom, både ved bordet og videre utover kvelden.

Leder polonaisen.

Spiller til dans. Jeg spiller en del selv, og bruker i tillegg spillelister jeg har satt opp i samarbeid med brudeparet.

Organiserer en fin avslutning på kvelden.

Kort sagt:  Jeg gjør det meste unntatt å lage maten og servere.

Noen gode råd til slutt

Oddvar Vignes er også en erfaren toastmaster, og her deler han noen råd til kommende brudepar:

– Ikkje ver for opptekne av detaljer. Ein kan ikkje planlegge alt, været kan snu og straumen kan forsvinne. Eller som i vårt tilfelle, det kan plutseleg berre vere lov med 10 menneske på bryllaupsfesten.

– Ver forberedt på at gjestelista kanskje er den vanskelegaste delen av planlegginga. Ikkje tenk for mykje på kven de tidlegare har vorte inviterte til, tidene forandrar seg og det gjer og venskap og slektskap. Ta dykk god tid og inviter heller to for mykje, enn to for lite.

– Ha ein toastmaster som veit korleis ein kveld skal leiast. Står valet mellom ein ven som er morosam og ein ven som kan få flyt mellom kjøkken og selskap, vel den siste. Me valde ein ven av oss som har masse erfaring frå bryllaup og liknande evenement.

– Avklar toastmaster tidleg og gi kontaktinfoen hens i invitasjonane til bryllaupet. Ha møte med toastmasteren ein månad eller to før bryllaupet slik at de får avklart forventningar og program for dagen.

– Bruk tid på val av lokale. Vil de arrangere festen sjølv med mat og lokaler, eller vil de komme til dekka bord? Me besøkte fleire stader før me landa på plassen der me likte oss best, Utstein Kloster Hotell

– Finn ut kva tekniske moglegheiter de har i lokalet de skal vere i tidlegast mogleg. God lyd er viktig under taler og all anna info. Verda er full av menneske som trur stemma deira ikkje treng mikrofon, dei tek feil.

– Lag eit flytskjema for kvelden som gjer at kjøkkenet får servert maten når dei skal. Det er betre med litt dødtid før serveringa, enn at kjøkkenet må stå å vente med maten fordi ein tale aldri vert ferdig.

– Sett ei taletid for kvelden. Alt for mange gode bryllaupstalar har vorte øydelagde av at talaren ikkje ga seg i tide. Hjelp talaren og tilhøyrarane, sett ei tidsrame og få toastmaster til å diskre minne om den dersom somme gløymer det ut.

– Velg ein fotograf de har god kjemi med. Det finnes mange gode fotografar der ute, men langt frå alle passar til dykkar formål. Me valde ein fotograf som kjente oss og det gjorde at fotograferinga, som kan vere utmattande, vart ein veldig kjekk oppleving for begge to.

– Ikkje ver redd for om gjestene trivs, det er deira eige ansvar å gjere det beste ut av kvelden. Har dei tenkt å henge seg opp i at kjøtet var tørt, og at somme av talane var for kjedelege, så må dei sjølvsagt få lov til det. Men ikkje la det påverke kvelden dykkar.

– Ikkje la tidlegare tradisjonar i slekta legge begrensningar på dykkars dag. Har de lyst å berre ha familie og lite vener på festen, så gjer det. Har de lyst å ha ein einaste stor venefest, vel, så kjør på. Det er dykkar dag og korleis bryllaupa har vore tidlegare bør ikkje begrensa dykk for mykje.

– Lag ein anledning for dei som vil gå heim tidlig få gjere det. Det er ofte småbarnsforeldre og eldre menneske som syns at å vere på fest til klokka 23. held i massevis. Ta unna mest mogleg program før klokka 23, gjerne alt, og la dei som vil heim få lov til det, og dei som vil makse kvelden gjere det.

– Ikkje ha fri bar. Det er kjekt å vere spandabel, men ofte kan ein oppleve at somme gjester og bord hadde hatt godt av ei litt meir nøktern tilnærming til alkoholserveringa. Det er sjølvsagt og lov å kjøre heile bryllaupet alkoholfritt. Igjen, det er dykkar kveld.

– Spør dykk sjølv spørsmålet: Vil me eigentleg har 15 kaker til kaffien? Mange bryllaup har mest ei kake for annankvar person. Det er lov å ha litt færre kaker og litt meir frukt og anna godteri.

– Skal de halde tale, ikkje skriv ein song der alle talepunkta er med. Det øydelegg for både talen og songen når dei slår kvarandre i hel. La heller songen stå for seg sjølv om dra på med nokre punkter som ikkje står i songen.

– Kom dykk heim frå festen i tide. Det er ein krevjande dag for båe to, det er lov å vere nokon av dei fyrste som tek kvelden.